Tijdens een recente iCensus workshop over business cases en projectportfolio’s kwam al snel het gesprek op de beroerde verhoudingen tussen het IT management en hun klanten. Die laatste groep steevast aangeduid met de term “business management”. Overigens ooit een manager gesproken die zich als business manager voorstelde?
De beelden over en weer zijn typisch en al jaren hetzelfde: de business wil te snel, werkt niet planmatig, geeft beroerde specificaties af, als daar al sprake van is. Die business managers vinden op hun beurt de IT club langzaam, bureaucratisch en duur. Kennelijk hebben alle methodes en technieken om de verhoudingen te verbeteren zoals Prince2, ITIL, outsourcing en Business-IT alignement modellen hun beloftes niet waargemaakt.
Maar is het nou zo ingewikkeld, of maken we het met elkaar zo ingewikkeld? Al discussiërend komen we op een aantal simpele vuistregels, waardoor we wat beter met in plaats van over elkaar gaan praten.
1. Ga de boer op
Het IT domein is bij uitstek het domein van innovatie, nieuwe ideeën, toepassingen en vernieuwing. Hoewel IT beheer vooral bij stabiliteit, dus weinig verandering is gebaat, is dat een luxe die je je gewoon niet kunt permitteren. Wees eens eerlijk: was het een “business” manager die vroeg om zijn ipad op het bedrijfsnetwerk toe te laten, of was u zelf al bij de klanten langs geweest om hen te wijzen op de fantastische mogelijkheden die dit apparaat biedt en samen met hen een business case voor de aanschaf van die dingen op te stellen?
Pak dus je kans en geef periodiek een update aan je klanten over wat er in de markt speelt en wat de techniek vandaag de dag te bieden heeft!
2. Weet wat er speelt
Iedere organisatie heeft er één, en toch doen we in de IT nog steeds of-ie niet bestaat: de budgetcyclus. Niet een zoveelste verplicht showtje dat we opvoeren om de controllers te vriend te houden, maar een uitgelezen kans om te weten welke plannen onze business-klanten hebben, en deze plannen meteen even te beoordelen op de consequenties voor het IT domein. En oh ja: plannen veranderen, dus kies dan meteen even goede afstem-momenten voor de rest van het jaar!
3. Kies voor verdieping
Iedere IT manager die ik de vraag stel waarom zijn (zelden haar) functie niet uitbesteed kan worden, geeft hetzelfde antwoord: omdat Ik kennis heb van de business van ons bedrijf! En meestal daarbij denkend: en die kennis is van onschatbare waarde. Maar is dat ook zo? Wie laat de nieuwe helpdeskmedewerk een dag in de productie meedraaien, of vraagt een systeembeheerder eens een dagje klanten te woord te staan op het callcenter? En een globaal idee van de bedrijfsprocessen is echt niet genoeg om de business- uitdagingen, die vandaag de dag in de details zitten, goed te kunnen doorgronden.
4. Pak de ruimte die je gegeven wordt. En meer!
Business management wil graag zaken doen. IT management wil graag degelijke producten binnen strakke projectkaders opleveren en beheren. Ziet welk een kansen dat biedt! Kan het business domein geen goede requirements schrijven? Help ze daarbij dan, door dit proces te faciliteren en ondertussen deze nog even op volledigheid te toetsen. Jij kende dat business proces toch ook, want dat was je toegevoegde waarde! Idem voor trainingen, acceptatietests, go- live- draaiboeken. Uiteraard allemaal de verantwoordelijkheid van dat business management, maar wat zullen ze blij zijn met wat hulp uit de IT winkel.
5. Weg uit die slachtofferrol!
Het huidige klimaat heeft alles in zich om je als IT-er slachtoffer te voelen: steeds sneller veranderende eisen, steeds minder budget, een lappendeken van leveranciers en outsourcingspartijen, om over de technische complexiteit maar te zwijgen. Uit ervaring weet ik dat kiezen voor de slachtofferrol soms wel even lekker is, maar op den duur geen voldoening geeft. Stop dus met klagen, gooi de deur naar de IT winkel open en trek erop uit. Het voorjaar lonkt, dus wat let je?
Francois van Heurn, iCensus Management Consultant
